Dr. Deist & Trockels Steuerberatungsgesellschaft GmbH              

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Der Schlüssel zum Erfolg bei Ihrer Bank: Ein regelmäßiges Reporting

Basel II verpflichtet die Banken, künftig die Bonität ihrer Kreditnehmer zu bewerten (Rating). Entsprechend dem Ergebnis ist die Kreditmittelvergabe mit unterschiedlichen Eigenkapitalsätzen zu unterlegen. Auch wenn die neue Eigenkapitalvereinbarung der Banken (Basel II) auf den 31.12.07 verschoben wurde: Das, was Basel II einmal verbindlich vorschreiben wird, wird bereits heute von den Banken praktiziert.

Die richtige Informationspolitik verbunden mit der notwendigen Transparenz bilden zukünftig das Erfolgsrezept für die Zusammenarbeit mit Banken. Mittelständische Unternehmen haben derzeit mit der äußerst restriktiven Kreditvergabepolitik der Banken zu kämpfen. Die Institute stellen nur noch begrenzt neue Kredite zur Verfügung und gehen bei der Auswahl ihrer Kreditnehmer selektiv vor.

Nur wenn sich die Bank ein exaktes Bild von der Bonität des Kreditsuchenden machen kann und wenn das Risiko, das mit der Kreditgewährung einhergeht, in ihr Gesamtkonzept passt, ist sie überhaupt bereit, Kreditwünschen näher zu treten. Ein zeitnahes und klares Bild von der wirtschaftlichen Situation ihrer Kreditnehmer kann sich die Bank jedoch nur dann machen, wenn ihr von Mandant und Berater aktuelle Unterlagen über die wirtschaftliche Lagewirtschaftliche Lage zur Verfügung gestellt werden.

Richten Sie deshalb in den Unternehmen Ihrer Mandanten ein regelmäßiges Reporting, sprich - Berichtswesen - gegenüber der/den Bank(en) ein. Informieren Sie in regelmäßigen Zeitabständen, am besten vierteljährlich, und nach einem konkreten Schema, so dass die Bank Entwicklungen auf den ersten Blick erkennen kann.

Ergreifen Sie dazu die Initiative, und bieten Sie der Bank ein vierteljährliches Reporting an. Besprechen Sie, welche die Bank benötigt, und stellen Sie diese zur Verfügung.

Beachten Sie dabei, dass Ihre Informationen nicht nur für den Firmenkundenberater, der dem Bereich "Markt" angehört, bestimmt sind.

Sie sollen vielmehr dem Bereich "Marktfolge", der sozusagen die bankinterne Überwachung und Kontrolle über den Marktbereich ausübt, als Grundlage für seine Beurteilungen dienen. Geben Sie vom Grundsatz her lieber einige Informationen zu viel als zu wenig.

1. Basel II fordert von den Banken eine Risikoeinschätzung ihrer Kreditnehmer
Stellen Sie bei Ihrer Informationspolitik gegenüber der Bank die Positionen in den Vordergrund, die die Banken nach Basel II zu bewerten verpflichtet sind. Es handelt sich dabei um folgende drei Bereiche, die zur Risikoeinschätzung zu bewerten sind:

Risiken

Finanzielles Risiko

• Die Fähigkeit der Kreditnehmer, Erträge zu erwirtschaften, um Kredite zurückzuzahlen und anderen Finanzbedarf zu decken, wie beispielsweise Kapitalaufwand für das laufende Geschäft und zur Erhaltung des Cashflows. Dies gilt für die Vergangenheit als auch für die Zukunft.
• Die Beurteilung der Kapitalstruktur und der Wahrscheinlichkeit, dass unvorhergesehene Umstände die Kapitaldecke aufzehren könnten und dies zur Zahlungsunfähigkeit der Kreditnehmer führt.
• Finanzielle Flexibilität der Kreditnehmer in Abhängigkeit vom Zugang zu Fremd- und Eigenkapitalmärkten, um zusätzliche Mittel erlangen zu können.

• Grad der Fremdfinanzierung und die Auswirkungen von Nachfrageschwankungen auf Rentabilität und Cashflow der Kreditnehmer.
• Die Qualität der Einkünfte, d.h. der Grad, zu dem die Einkünfte und der Cashflow der Kreditnehmer aus dem Kerngeschäft und nicht aus einmaligen, nicht wiederkehrenden Quellen stammen.
• Die Position der Kreditnehmer innerhalb der Branche und ihre zukünftigen Aussichten.
• Die Risiken der Länder, in denen das Unternehmen Geschäfte betreibt, Transfer- und Fremdwährungsrisiken sowie deren Auswirkungen auf den Schuldendienst.

• Die Qualität und rechtzeitige Verfügbarkeit von Informationen über die Kreditnehmer einschließlich der Verfügbarkeit testierter Jahresabschlüsse, anzuwendender Rechnungslegungsstandards und Einhaltung dieser Standards.
• Die Stärke und Fähigkeit des Managements, auf veränderte Bedingungen effektiv zu reagieren und Ressourcen einzusetzen, sowie der Grad von Risikobereitschaft versus Konservativität.

Leiten Sie aus diesen Positionen den Aufbau Ihres Reportings ab und stellen Sie die notwendigen Informationen zusammen.

2. Nutzen Sie das Reporting (Berichtswesen) als Informationsquelle für die Bank
Für größere Unternehmen ist ein internes und externes Berichtswesen eine Selbstverständlichkeit. Kleinere und mittlere Betriebe verfügen meist über kein Berichtswesen, das sie zur Bankeninformation einsetzen können. Hier ist der Steuerberater/Wirtschaftsprüfer gefragt, der seinen Mandanten bei der Einrichtung eines Berichtswesens unterstützen kann.

Richten Sie deshalb zur Information der Banken ein Reporting (Berichtswesen) ein, das Sie so strukturieren sollten, dass sich die Bank anhand Ihrer Zusammenstellungen ein vollständiges Bild von der wirtschaftlichen Entwicklung des Unternehmens Ihres Mandanten machen kann. Beschränken Sie sich dabei auf das Wesentliche. Schreiben Sie keine Bücher, sondern konzentrieren Sie auf wenigen Seiten die entscheidenden Informationen. Halten Sie Details im Hintergrund, damit Sie jederzeit - falls dies von der Bank gewünscht wird - auch Einzelheiten darstellen können.

3. Musterbeispiele für ein Reporting
Betrachten Sie die folgenden Beispiele als Anregung für Sie, die Banken Ihrer Mandanten zu informieren und gestalten Sie Ihr Reporting entsprechend der Erfordernisse des betroffenen Unternehmens.

Halten Sie Ihre Informationen präzise und knapp. Ausführlicheres Informationsmaterial über Details sollten Sie erst nach Anforderung der Bank zur Verfügung stellen. Ihr Reporting sollten Sie nicht mit Details aufblähen.

3.1 Informieren Sie über folgende Bereiche:

• Umsatzentwicklung,
• Auftragsbestand,
• Bruttoertragsentwicklung,
• Operatives Ergebnis (Kerngeschäft),
• Betriebsergebnis,
• Cashflow,
• Eigenkapitalentwicklung,
• Material- / Warenbestand,
• Kundenforderungen,
• Forderungen gegen Gesellschafter bzw. gegen verbundene Unternehmen,
• Lieferantenverbindlichkeiten und
• Kreditlinien / Kreditinanspruchnahmen.

• Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) oder kurzfristige Erfolgsrechnungen (KER) bzw. Kostenrechnungen,
• Rentabilitätsvorschaurechnung,
• Finanzplan (Liquiditätsplan),
• Planbilanz und
• Investitionsplan.

Sie benötigen nicht in jedem Fall alle diese Unterlagen und Informationen. Wenn Sie beispielweise keine Investitionsmaßnahmen planen, benötigen Sie auch keinen Investitionsplan. Sprechen Sie mit Ihrer Bank den Umfang und den Zeitrahmen Ihres Reportings ab.

3.3 Kennzahlen
Um der Bank einen kurz gefassten Überblick über den aktuellen Stand zu geben, können Sie auch wesentliche Kennzahlen darstellen, beispielsweise:

• Eigenkapitalquote (die Bank soll die Entwicklung erkennen),
• Gesamtkapitalrentabilität (eine wichtige Information über die Renta-bilitätsentwicklung),
• Working Capital (ein Beleg für die Liquiditätsentwicklung),
• Debitorenziel (zeigt, wie gut Ihr Debitorenmanagement ist und ob Ausfälle drohen),
• Kreditorenziel (zeigt, ob Sie unter Ausnutzung von Skonto zahlen oder unter Liquiditätsdruck stehen) und
• Cashflow (gibt Aufschluss über die Entwicklung der von Ihrem Unternehmen erwirtschafteten Überschüsse).

Beachten Sie, dass diese Kennzahlen aktuell sein müssen. Sie sind nicht der Bilanz zu entnehmen, sondern anhand der BWA-Zahlen jeweils aktuell zu ermitteln. Es ist entscheidend, dass Sie die Bank zeitnah über die Entwicklung des betroffenen Unternehmens informieren. Stellen Sie der Bank im Rahmen Ihres Reportings jeweils die aktuelle BWA, mit Bestandsveränderungen und kalkulatorischer Abschreibung (damit sie Basel-II-gerecht ist), zur Verfügung.

Stellen Sie zur besseren Übersicht

• Vorjahreswerte,
• Planwerte und
• Werte des laufenden Jahres (Ist-Werte)

gegenüber und weisen Sie Planabweichungen aus.

4. Formularmuster für Ihr Reporting
Verwenden Sie die folgenden oder ähnliche Formulare - soweit die jeweiligen Bereiche für Sie in Frage kommen - für Ihr Reporting:

Umsatzentwicklung

Zeitraum	Vorjahr	Laufendes Jahr	Planwerte	Planabweichung
1. Quartal	1.255.000 €	1.260.000 €	1.250.000 €	+ 10.000 €
2. Quartal	1.324.000 €	1.350.000 €	1.370.000 €	- 20.000 €
3. Quartal	1.276.000 €	1.300.000 €	1.305.000 €	- 5.000 €
4. Quartal	1.423.000 €	1.500.000 €	1.485.000 €	+ 15.000 €
Jahresergebnis	5.278.000 €	5.410.000,00 €	5.410.000,00 €	+/- 0

Falls der Bank keine Planwerte zur Verfügung stehen, können Sie auf diesen Teil des Reportings verzichten. Stellen Sie dann lediglich die Werte des laufenden Jahres den Werten des Vorjahres zum jeweiligen Berichtszeitpunkt gegenüber.

Umsatzentwicklung

Zeitraum	Vorjahr	Laufendes Jahr
1. Quartal	1.255.000 €	1.260.000 €
2. Quartal	1.324.000 €	1.350.000 €
3. Quartal	1.276.000 €	1.300.000 €
4. Quartal	1.423.000 €	1.500.000 €
Jahresergebnis	5.278.000 €	5.410.000,00 €

Ergänzen Sie Ihre Informationen von Quartal zu Quartal, so kann die Bank genau die Entwicklung erkennen. Oder stellen Sie jeweils nur das aktuelle Quartal dar (Siehe Praxisbeispiel Kfz-Branche auf Seite 16). Verwenden Sie stets die gleichen Formulare in der gleichen Reihenfolge, damit der Bankmitarbeiter sofort die gewünschten Informationen an der gewohnten Stelle findet.

Halten Sie eine Umsatzaufgliederung nach Regionen (Beispiel: Inland/Ausland) beziehungsweise nach Sparten/Bereichen (Handel, Service oder Artikelgruppen) bereit, damit Sie Zusatzfragen der Bank, wie sich der Umsatz des Unternehmens zusammensetzt und im Detail entwickelt hat, auch exakt beantworten können.

Machen Sie unterschiedlich hohe Deckungsbeiträge beziehungsweise Bruttoerträge der einzelnen Sparten transparent, damit die Bank aus einer differenzierten Umsatzentwicklung auch die richtigen Schlüsse zieht.

Zu den folgenden Reportingpositionen verzichten wir auf die Formulardarstellung. Fügen Sie diese Informationen jeweils in Ihr Schema ein.

4.1 Bruttoertragsentwicklung
 

Beispiel: Der Umsatz eines Kraftfahrzeugunternehmens ist um 5 Prozent rückläufig. Der Betrieb erwirtschaftete im vergangenen Jahr einen Bruttoertrag von 25 Prozent. Bei einem Jahresumsatz von 12.000.000 EUR sind dies 3.000.000 EUR. Wenn jetzt ein Umsatzrückgang von 5 Prozent zu erwarten ist, fehlen dem Betrieb 600.000 EUR Umsatz = 150.000 EUR Bruttoertrag (25 Prozent von 600.000 EUR).

Bei einer Umsatzrentabilität von 1 Prozent hat der Betrieb im vergangenen Jahr einen Gewinn von 120.000 EUR erwirtschaftet. Wenn jetzt 150.000 EUR Bruttoertrag wegfallen, ist mit einem Verlust von 30.000 EUR zu rechnen. Dies ist die Rechnung der Bank, wenn sie keine Details kennt.

Wenn sich der Umsatzrückgang von 5 Prozent jedoch auf das Geschäft mit Neuwagen bezieht und in diesem Bereich nur 8 Prozent Bruttoertrag erwirtschaftet werden, wird sich der zu erwartende Ertragsrückgang "nur" auf 48.000 EUR belaufen und nicht auf 150.000 EUR.

In einem solchen Fall sind die Detailinformationen für die Bank dringend erforderlich, damit sie keine falschen Schlüsse zieht.

4.2 Auftragsbestand
Sofern das von Ihnen betreute Unternehmen mit Auftragsbeständen arbeitet (Produktionsbetrieb), sollten Sie diese der Bank gegenüber darstellen. Für die Bank ist wichtig zu wissen, wie sich die Auftragsbestände zusammensetzen und entwickeln. Spielen Auftragsbestände bei dem Unternehmen keine Rolle, können Sie auf eine Darstellung verzichten.

4.3 Operatives Ergebnis (Kerngeschäft
Nach Basel II sind die Banken verpflichtet, die Erträge aus dem KerngeschäftKerngeschäft zu ermitteln, das heißt, dass die Bank außerordentliche Erträge im Regelfall aussondert, um das Ergebnis des "normalen" Geschäfts, also des Kerngeschäfts, festzustellen. Nur das Ergebnis aus dem Kerngeschäft ist für die Bank Maßstab für die tatsächliche Ertragskraft ihres Kreditnehmers. Es kommt also darauf an, dass die Bank erkennt, inwieweit Ihr Mandant aus dem Kerngeschäft heraus in der Lage ist, den Kapitaldienst zu leisten.

Hat Ihr Mandant "sonstige Erträge" etc., dann sollten Sie der Bank eine Erklärung dazu geben, aus der sie erkennen kann, ob diese Beträge dem Kerngeschäft zuzuordnen sind. Sofern in den "sonstigen Erträgen" also Positionen enthalten sind, die zwar nicht dem Kerngeschäft zuzuordnen sind, aber trotzdem regelmäßig anfallen, weil Ihr Mandant beispielsweise einen besonderen Service ausführt, dann belegen Sie Ihrer Bank die Nachhaltigkeit.

4.4 Betriebsergebnis
Legen Sie Wert darauf, dass Ihre BWA das zu diesem Zeitpunkt tatsächlich erwirtschaftete Betriebsergebnis ausweist.

Sofern die Buchführung des Mandanten in Ihrer Kanzlei abgewickelt wird, sollten Sie mit Ihrem Mandanten festlegen, dass die BWA entsprechend geführt wird. Dies setzt voraus, dass nicht der Wareneinkauf, sondern der Wareneinsatz verbucht wird. Verbuchen Sie Abschreibungen unterjährig, so dass das unterjährige BetriebsergebnisBetriebsergebnis die tatsächliche Lage zeigt und nur unwesentlich vom - hochgerechneten - Bilanzergebnis abweicht.

4.5 Cashflow
Ermitteln Sie den Cashflow - vereinfacht - wie folgt:

+ Gewinn - Verlust + Abschreibungen auf Sachanlagen = Cashflow

Anhand der Entwicklung des Cashflow kann sich die Bank ein Bild von den erwirtschafteten Überschüssen machen und feststellen, ob und in welchem Umfang Ihr Mandant die Liquidität seines Unternehmens aus eigener Kraft stärken kann.

4.6 Eigenkapitalentwicklung
Da die Eigenkapitalquote eine der wichtigsten Kennzahlen für die Bank darstellt, sollten Sie deren Entwicklung unbedingt aufzeigen. Für die Bank sind zwischenzeitliche Einlagen und Ausschüttungen bzw. Entnahmen von besonderem Interesse.

4.7 Material-/Warenbestand
Die Höhe und die Struktur des Waren- bzw. Materialbestands ist für die Bank von Interesse, da sie daran erkennen kann, ob Ihr Mandant durch Abbau Liquidität gewonnen oder durch Aufstockung Liquidität gebunden hat. Außerdem kann Sie feststellen, wie sich der Lagerumschlag entwickelt und dies wiederum mit Branchenwerten vergleichen. Auch eine Aufschlüsselung der Bestände nach Lagerzeit kann eine Rolle spielen.

4.8 Kundenforderungen
Die Entwicklung und Bonität der Kundenforderungen gewährt der Bank einen Einblick in das Debitorenmanagement und lässt Rückschlüsse auf die Qualität der Kundenforderungen zu. Ermitteln Sie zusätzlich das Debitorenziel, so kann die Bank umsatzbedingte Erhöhungen besser interpretieren.

4.9 Forderungen gegen Gesellschafter und verbundene Unternehmen
Hier machen Sie deutlich, ob und in welchem Umfang das Unternehmen seine Gesellschafter finanziert. Die Bank zieht diesen Posten am Eigenkapital ab.

4.10 Bankverbindlichkeiten

Zeitraum	Vorjahr	Laufendes Jahr
1. Quartal
2. Quartal
3. Quartal
4. Quartal
verbindlich zugesagte Kontokorrentkredit-Linien

Diese Zusammenstellung zeigt die Gesamtsumme der Bankverbindlichkeiten, so dass jede Bank, mit der Ihr Mandant zusammenarbeitet, sieht, welchen Finanzierungsanteil sie zur Verfügung stellt. Weisen Sie an dieser Stelle auch die im Unternehmen verbindlich zugesagten Kontokorrentkreditlinien aus, so dass die Bank feststellen kann, ob und in welchem Umfang Ihr Mandant die seinem Unternehmen zur Verfügung stehenden Linien in Anspruch nimmt. Halten Sie eine Kapitaldienstzusammenstellung zur Verfügung, aus der die Einzelheiten ersichtlich sind.

4.11 Lieferantenverbindlichkeiten
Die Entwicklung der Lieferantenverbindlichkeiten zeigt, ob Ihr Mandant in der Lage ist, Lieferantenrechnungen pünktlich zu regulieren oder ob er längere LieferantenzahlungszieleLieferantenzahlungsziele in Anspruch nimmt. Für die Bank ist dies ein Indikator für die Liquiditätsentwicklung.

4.12 Sonstige Verbindlichkeiten
Hier kann die Bank erkennen, ob der Unternehmer außer Bank- und Lieferantenkrediten noch weitere Finanzierungen in Anspruch nimmt.

Praxisbeispiel

Im folgenden Praxisbeispiel ist dargestellt, wie ein Autohaus - in diesem Fall ein Volkswagen/Audi-Händler - sein Reporting gegenüber seiner Hausbank, einer Kreissparkasse gestaltet. Der Inhalt der Reportingpositionen wurde mit der Sparkasse abgestimmt. Das Reporting erfolgt vierteljährlich jeweils zum 30.3, 6., 9. und 12. des Jahres.

Sofern sich gravierende Abweichungen gegenüber dem jeweiligen Vorjahreswert ergeben, wird dies anhand eines Kurzkommentars erläutert. Falls die Bank weitergehende Informationen haben möchte, werden diese, so ist es ausdrücklich vereinbart, von ihr angefordert.

Das Reporting ist in die bestehenden Systeme integriert, das heißt, die Reportingdaten werden sozusagen auf Knopfdruck aus der Finanzbuchhaltung, der kurzfristigen Erfolgsrechnung und dem eingesetzten Planungssystem APS generiert.

Verantwortlich für das Reporting ist der Finanzleiter. Betriebsintern wird das Reporting monatlich erstellt und dient den Gesellschaftern als zusätzliche Managementinformation.

Die der Kreissparkasse zur Verfügung gestellten Informationen sind an das Bilanz- und GuV-Schema angelehnt, ohne alle Positionen zu übernehmen. Es werden die für die Bank nach Basel II wissenswerten Positionen dargestellt. Zusätzlich erhält die Bank jährlich eine Rentabilitätsvorschaurechnung und einen Finanzplan. Beide werden, je nach Bedarf, aktualisiert:

Wichtiger Hinweis: Der Inhalt ist nach bestem Wissen und Kenntnisstand erstellt worden. Die Komplexität und der ständige Wandel der in ihm behandelten Materie machen es jedoch erforderlich, Haftung und Gewähr auszuschließen.